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AE在工作流程中的角色

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[I] AE 在工作流程中的角色
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 与客户沟通,清晰明白工作类别及客户意图,了解客户预算; 撰写“会议记录”及“工作通知单” 、 “创作指引书” ,由客户部经理签字后,交总监执 行部门主管签字,再由执行部门主管委派本项目到具体执行人员; 召集公司内相关人员开会, 将与客户沟通得到的信息综合后, 加入个人建议向各位成员 阐述; 与各位主管商议确定完成工作所需时间,以“内部时间进度表”的形式通知有关人员并 以公司名义向客户提交“工作实施进程表” ; 项目进展过程中组织每一次的内部会议,以既定的广告定位,广告策略为指导方针,把 握各项目进程;并做好“内部会议记录” ,及督促与会人员签字确认讨论内容; 各项目方案形成后,负责召集公司有关人员进行内部审核及提案预演; 负责将方案向客户提案,修改及督促客户确认; 每次与客户沟通后,于 24 小时内整理会议内容,填写“客户会议记录”后分别抄客户 及公司相关人员,并督促客户签字确认记录内容,由 AE 归档; 根据客户原来的预算, 结合最终通过的方案制定报价或要求第三方公司报价, 请客户确 认报价; 根据报价拟定合同,督促客户签订合同; 督促合同预付款的到款日期,协助公司财务资金的运转计划; 根据时间计划督促内部及第三方公司的工作进度,与此同时进行质量控监; 检验所有提交的项目成品数量与质量,并请客户验收,并填写“项目验收单” 组织监督发货到客户指定地点; 负责督促客户支付余款; 负责与本次项目相关的客户资料与工作文件整理归档工作。

[II] AE 常规操作须知
? ? 应熟悉公司各部门的运作, 掌握各部门的专业特性, 懂得从各专业的角度去与客户沟通。 并与业务运作中的各相关人员友好合作。 分客户设立“客户档案” :分客户设立往业务工作册:纸类:报价单(统筹报价单和整 体报价单) 、合同册;作品册(要求每份交客户的稿件留底) ;客户文件和传真件册,对 手资料册;媒介计划册;签收本;日常工作本,电脑文件类 业务内容及更改事宜电话时用笔记录, 形成文字后传真给客户确认; 并及时书面通知公 司相关部门执行(其中包括暂停项目的反馈信息) ,不可迟于第二天中午下班前。 不得随意更改客户文稿。没有经理以上主管确认的文件,不得擅自传真给客户。 客户会议后作访客报告(会议记录) :客户人员 我方人员 时间 地点 主要内容 达成的结果 回复时间。经理确认后传真客户认可回传存档

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凡发外制作的项目报价,如印刷、广告工程制作等,匀由统筹部和展览部从制作商处取 得报价再加公司佣金报给客户;经客户确认的报价单应与合同及统筹报价一并留存。 对目前技术或费用暂时不能达到的效果,或标准,应如实向客户说明。 媒介价格有变化或刊出日期有变化, 均应立即书面通知客户 (不论客户现在是否采用该 媒介或客户是否发现) 。 稿件中客户的名称、地址、电话、标准字、标准组合等重要事项必须仔细检查,谨防出 错。 客户所提供的文件、 照片等应在建立工作单是附在工作袋时, 并在袋面注明文件名细交 统筹签收,工作完成后由统筹交还客户部存档。须交还客户时,须列清单及收件回条, 列明双方经手人、日期。 应随时了解客户的广告作业正在哪一个环节进行,进行情况如何,以备客户询问。 在向客户推荐公司作品前, 必须向创作人员充分了解创作意图并准确表达给客户, 尽量 说服客户接受创意,口气要诚恳。 作品给客户前应复印留底,并且各稿件必须分别取名字,便于沟通及查询。 给客户的有关的排期、 预算、 文案等在呈阅客户前须反复校对签核, 有正经理以上签名。 有任何客户要求修改的事项, 即使紧迫时用电话通知或回应客户, 均应在四小时内用文 字补充确认或传真确认。 凡需加急的项目需请示经理以上的主管决定,并提供客户的文字要求。 客户合同完成后的一周内应与媒介, 统筹检查执行的结果, 包括在计划是否与合同相符, 有何更改,价格变化,与客户修正合同,成本核算等。 凡客户来公司洽谈,跟稿等,应以礼相待,相关 AE 应特别注意奉茶、午餐等细节,不 可怠慢客户。 对任何询问业务的电话,应文字记录公司名,来电人,职务,电话,希望合作的项目范 围,不准用“傲气”与之谈话。 凡新客户来电应转总监/经理以上人员接听。 为备新客户询问,应对公司营业状况、媒介构成、公司组织架构,人员分配、主要客户, 服务费等需有彻底了解,以便答复询问。 应注意同事之间的团队合作。 不能擅自向客户作承诺, 否则由此带来的经济损失或公司名誉损失, 当事人要承担后果。 出访客户前须通报客户总监以上主管并按行政的派车单要求填写及签批。 并列出主要事 项,出访后填写访客报告。 应尽可能了解客户信息,适时提出公关建议。

[III] AE 与各部门的合作:
1. 创作部 ? 工作开展前将广告策划的重要内容向创作部同事详尽阐述并使之明了, 主要包括品 牌名称、产品特性、用途、价格、通路、目标消费群、消费心理、消费习惯、竞争 环境、原有广告现在的广告定位、广告策略等; ? 尽可能搜集竞争对手的广告资料,经过整理后提供给创作部并作讨论分析; ? 参与整个创作过程,提出建设性的意见; ? 在创作过程中站在客户的角度考虑作品可行性,并及时提醒创作部; ? 制定创作时间表须与创作部主管共同商讨, 在双方充分沟通后制定时是计划向客户 提交;
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在提案前与创作部召开预演会议,最后检讨作品(是否答符合整体策略、是否符合 质量要注) ,预演会议中细心聆听创作部对作品的阐述,使自己在对客户推荐时更 详尽、更专业; ? 充分估计形势, 当遇到客户对创人的过分要求时, 如果是非原则性问题应该弹性地 处理;如果是原则性问题,以致于有可能影响创作质量或士气时,可以从专业角度 据理力争保护公司利益。 2. 媒介组: ? 工作开展前将广告策划的重要内容向创作部同事详尽阐述并使之明了, 主要包括品 牌策略、产品特性、用途、目标消费群、消费心理、消费习惯、竞争环境、原有广 告现在的广告定位、广告策略、媒介策略、媒介预算; ? 尽可能提早从客户方面了解媒介预算、 区域的资料给予媒介部、 使其之前做好准备; ? 媒介策划是非常专业的工作, 需要相当多的数据资料作支持, 在制定媒介计划时应 提出前通知客户购买资料的重要性, 并积极争取说服客户满足媒介部对数据资料的 需求,使媒介策划更准确、更专业; ? 在媒介策划时站在行销的角度及时提出建议, 包括客户预算的可行性、 行销的变化、 区域市场、季节性变化等等。 3. 制作组: ? 在设计构思的过程中,由 AE 组织召集包括 AE、制作、设计参加的[三方公议],会 议中三方必须就将来的制作成品的形式、规格、材料达成共识,以此推荐给客户; ? 设计稿客户通过后,召集第二次[三方会议],检讨最终确认的设计稿的制作方法。 并最后确定形式、规格、材料、数量,根据以上资料由 AE 向制作组下达[内部报价 单],AE 只能接受制作组提供的第三方公司正式报价,不接受口头报价; ? 在报价、样板(或印刷打样) 、合同获得客户确认后,由 AE 向制作组下达“工作通 知单” ,通知制作组正式开始制作; ? 制作成品完成后,由制作组和 AE 同时抽样验货;凡属全面代理客户,制作品交货 后,由 AE 向制作组提供制作合同总金额数字(即客户签字的报价单) ,由制作督促 第三方公司提交发票作为向客户收款的依据材料。

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